Chi gestisce un’azienda sa bene che pianificare al meglio il budget del personale è di primaria importanza, dato che i dipendenti stessi sono direttamente coinvolti nella produzione e realizzazione dei beni (o dei servizi) che vengono poi venduti e, dunque, rientrano tra i fattori che, per mezzo dell’attività svolta, generano valore sia per i clienti, che per la stessa impresa. Per capire come gestire e controllare i costi del personale bisogna tenere in considerazione alcuni elementi chiave, che cercheremo di illustrare di seguito.
Normalmente si pensa che questa fase delle vita aziendale possa essere delegata all’adozione di un software gestionale di ultima generazione o alla bravura di un consulente del lavoro. In realtà, quelli appena descritti sono solo dei mezzi che permettono di raggiungere il fine, ovvero dei risultati ancora più efficaci, solo se supportati da una buona strategia di base. Analizzare a fondo i costi del controllo del personale vuol dire infatti avere un’idea chiara su una delle voci di spesa più significative per un’impresa, il che consente anche di arrivare ad una conduzione dei flussi di cassa più coerente e lineare.
Dunque, come detto, prima di procedere con la pianificazione del budget specifico per il personale, è necessario aver elaborato una strategia aziendale chiara e trasparente. In particolare, occorre ipotizzare un percorso in cui l’organizzazione e la differenziazione delle responsabilità, le politiche e le modalità di reclutamento delle risorse umane, i fondi destinati alla formazione e alla compensation, nonché il retain, costituiscano una sintesi perfetta delle diverse aree di lavoro. Se anche una sola di queste voci stride con le altre, l’intera mission aziendale e gli obiettivi prefissati rischiano di essere irrimediabilmente compromessi.
Vediamo, dunque, in che modo scelte strategiche e scelte inerenti il personale risultano correlate L’analisi del cosiddetto piano di produzione dovrà partire necessariamente da un calcolo preliminare: bisogna stabilire con un buon grado di approssimazione il numero di persone necessarie a svolgere le varie mansioni nei diversi reparti, in modo da raggiungere l’output previsto
Questa operazione richiede a sua volta il possesso di alcuni dati, quali ad esempio il numero di ore effettive lavorate da ciascun dipendente o la stima del tempo necessario ad ogni risorsa per coprire una fase determinata della produzione.
Dopo aver proceduto ad una stima quantitativa dei costi del personale relativi alla fase produttiva e che influiscono direttamente sul bene o servizio finale, bisogna analizzare tutte quelle voci che potrebbero essere definite indirette. Bisogna cioè quantificare i costi della direzione, dello staff, degli organi dell’amministrazione e di tutte le aree simili a quelle appena menzionate. Capita spesso che i costi relativi a questi comparti siano addirittura superiori a quelli del personale che lavora alle attività produttive. Tuttavia, è assolutamente necessario ridurre al minimo i costi di tali strutture, dato che il contributo delle persone impegnate alla creazione di valore per il cliente, in questa mansione, è minimo, o comunque non determinante.
Nel caso di imprese di piccole o medie dimensioni, è possibile inoltre adottare un metodo semplice ed efficace per avere sempre sotto controllo i costi. Si tratta di creare per ogni risorsa attiva dell’azienda una scheda personale di tipo standard, nella quale siano scomposte le singole voci che consentono di budgetare i costi (mensilità base, tredicesima, quattordicesima, festività retribuite, TFR). Attraverso questo semplice meccanismo sarà più agevole monitorare i singoli elementi che contribuiscono a creare il budget del personale. Ogni scheda potrà inoltre essere utilizzata come parametro di riferimento per la fase di recruiting delle risorse e di negoziazione con le stesse.