Nel corso della vita può accadere di aver necessità di recuperare un atto stipulato presso un notaio, sia per esigenze personali che per adempimenti amministrativi o legali. Che si tratti di una compravendita immobiliare, di una donazione, di un testamento o di una procura, la copia conforme di tali documenti può rivelarsi indispensabile per provare diritti, aggiornare registri o semplicemente per ricostruire vicende patrimoniali del passato. Tuttavia, non tutti sanno come procedere per ottenere questo tipo di documentazione dagli archivi notarili, né quali siano i requisiti, i tempi e i costi previsti dalla normativa vigente. Questa guida intende offrire un quadro chiaro e pratico dei passaggi necessari per formulare una richiesta efficace, indicando a chi rivolgersi, quali elementi inserire nella domanda e quali accorgimenti adottare per facilitare e velocizzare il rilascio della copia richiesta.
Come scrivere una Richiesta copia atto archivio notarile
Scrivere una richiesta per ottenere una copia di un atto depositato presso l’archivio notarile è un’operazione che richiede attenzione, precisione e conoscenza delle procedure normative. L’istanza, in primo luogo, deve essere redatta in modo formale, indirizzata al Conservatore dell’Archivio Notarile presso cui si presume sia depositato l’atto di interesse. È fondamentale indicare con esattezza il motivo della richiesta, poiché la normativa vigente prevede che solo i soggetti legittimati possano ottenere copia degli atti notarili: questi possono essere le parti interessate, i loro aventi causa o chi dimostri un interesse giuridicamente rilevante.
Nel corpo della richiesta è importante specificare tutti gli elementi che possano agevolare la ricerca dell’atto. Generalmente occorre indicare il tipo di atto richiesto (ad esempio, una procura, un testamento, un atto di compravendita), le generalità delle parti coinvolte, la data dell’atto, il nome del notaio rogante e, se possibile, il numero di repertorio e di raccolta. Questi dati sono fondamentali perché gli archivi notarili custodiscono un elevato numero di documenti e quanto più dettagliata sarà la richiesta, tanto più rapida e precisa sarà la risposta dell’ufficio.
È necessario inserire nella richiesta anche i dati identificativi del richiedente, specificando se si agisce in proprio o per conto di terzi, allegando eventualmente la delega con i relativi documenti di identità. La richiesta deve essere firmata e corredata dalla copia di un documento di riconoscimento valido del richiedente. Bisogna inoltre prevedere la corresponsione dei diritti di ricerca e di copia, secondo le tariffe stabilite annualmente dal Ministero della Giustizia: solitamente l’archivio comunica l’importo da pagare e le modalità per il versamento, che deve essere effettuato prima del rilascio della copia.
Infine, è opportuno specificare la modalità con cui si desidera ricevere la copia dell’atto, ad esempio se si intende ritirarla personalmente presso l’archivio o se si preferisce la spedizione tramite posta, fornendo in tal caso l’indirizzo completo. Dal punto di vista stilistico, la richiesta deve essere redatta in modo chiaro, privo di ambiguità e con un linguaggio tecnico-giuridico appropriato, evitando formule generiche che potrebbero dar luogo a equivoci o ritardi.
In conclusione, la redazione di una richiesta di copia di atto da un archivio notarile deve rispettare il principio della trasparenza e della chiarezza, garantendo sia il rispetto della normativa in materia di privacy e riservatezza, sia la tutela dei diritti dell’interessato, con particolare attenzione all’indicazione puntuale dei dati necessari per la corretta individuazione dell’atto richiesto.
Modello Richiesta copia atto archivio notarile
Oggetto: Richiesta copia atto notarile dall’archivio
Spett.le
Archivio Notarile Distrettuale di [Città]
[Indirizzo]
[CAP] [Città]
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], nato/a a [Luogo di nascita] il [Data di nascita], residente in [Indirizzo completo], codice fiscale [Codice Fiscale],
chiede
il rilascio di una copia conforme/certificata dell’atto notarile di seguito specificato:
– Tipo di atto: [Es. compravendita, testamento, procura, ecc.]
– Data dell’atto: [Data]
– Notaio rogante: [Nome e Cognome del Notaio]
– Parti coinvolte: [Nomi delle parti]
– Repertorio n.: [Numero di repertorio, se disponibile]
Dichiara di avere interesse legittimo alla richiesta, in quanto [specificare motivazione: es. parte dell’atto, erede, avente causa, ecc.].
Si allega copia di un documento di identità in corso di validità.
Distinti saluti.
[Luogo], [Data]
[Firma]
[Recapito telefonico]
[Indirizzo email]