Redigere correttamente una richiesta di nota di credito è un atto che coniuga esigenze contabili, fiscali e contrattuali: un errore formale o la mancanza di documentazione possono compromettere il recupero di somme, l’applicazione dell’IVA e la posizione giuridica delle parti. Questa introduzione focalizza l’attenzione sui presupposti giuridici della nota di credito, sui dati indispensabili da riportare (identificazione delle parti, riferimento alla fattura originaria, causale dettagliata, importi e imposte) e sulle modalità probatorie consigliate. Affronteremo inoltre le forme e i canali più idonei per invio e conservazione (es. PEC, raccomandata, conservazione elettronica) e i termini pratici da rispettare per evitare contestazioni. Con un approccio operativo, la guida fornirà modelli e checklist per garantire chiarezza, conformità normativa e tutela efficace dei diritti del richiedente.
Come scrivere una Richiesta nota di credito
Per redigere una corretta e valida richiesta di nota di credito è necessario procedere con rigore formale, chiarezza fattuale e attenzione agli aspetti fiscali e contabili. Innanzitutto occorre identificare con precisione le parti coinvolte: indicare il nome o la ragione sociale del richiedente e del destinatario della nota di credito, i rispettivi codici fiscali e Partite IVA, e i recapiti utili. Subito dopo bisogna richiamare in modo inequivocabile il documento che si intende rettificare, riportando il numero, la data e l’importo della fattura originaria, unitamente alla descrizione essenziale dell’operazione a cui la fattura si riferisce. La motivazione della richiesta deve essere esposta in termini chiari e verificabili: restituzione di merce per difformità o difetto, errore nell’aliquota IVA applicata, sconto non contabilizzato, duplicazione della fattura, annullamento totale o parziale della prestazione, o altra causa oggettivamente documentabile. È opportuno allegare alla richiesta ogni documento probatorio che supporta la causa indicata, come buoni di reso, DDT di reso, corrispondenze e-mail, rapporti di collaudo o perizie, in modo che il destinatario possa verificare agevolmente la fondatezza della pretesa.
Dal punto di vista dei contenuti economici, la richiesta deve esplicitare l’importo esatto per il quale si chiede l’emissione della nota di credito, distinguendo chiaramente la base imponibile e l’IVA relativa, e indicando l’eventuale segno negativo che dovrà comparire nella nota di credito. Quando la rettifica riguarda solo una parte dell’imponibile originario, è fondamentale calcolare e indicare il nuovo imponibile risultante, l’aliquota IVA applicabile e l’importo dell’IVA da stornare. Se la fattura è stata oggetto di una cessione intracomunitaria, di una non imponibilità o di particolari regimi fiscali, la richiesta dovrà richiamare il trattamento IVA rilevante e fornire gli elementi necessari per la corretta registrazione contabile e la dichiarazione periodica. Nel caso in cui la fattura originale sia stata emessa in formato elettronico e trasmessa tramite il Sistema di Interscambio, la nota di credito dovrà essere anch’essa predisposta in formato elettronico e inoltrata con i richiami tecnici previsti, compreso il riferimento alla fattura originaria (numero, data e identificativi SDI), seguendo le regole tecniche del flusso elettronico.
Sul piano formale il documento della richiesta deve contenere la data di emissione della richiesta stessa e una richiesta esplicita di emissione della nota di credito entro un termine congruo, il quale può essere motivato dalla necessità di chiusura periodica contabile o di corretta applicazione dell’IVA nella liquidazione periodica. È consigliabile indicare anche la destinazione della nota di credito, ad esempio l’imputazione a conto corrente cliente, il riaccredito su carta o il rimborso sul conto corrente, specificando coordinate bancarie se si richiede un rimborso. Per garantire efficacia probatoria, la richiesta andrà inviata con modalità tracciabile: raccomandata A/R, PEC o altro mezzo che consenta di dimostrare la ricezione da parte del fornitore.
La forma del linguaggio deve essere professionale, precisa e non conflittuale; una formulazione netta ma rispettosa facilita la risoluzione e l’emissione della nota di credito senza inutili contestazioni. Un esempio di corpo della lettera può essere il seguente: con riferimento alla fattura n. [numero] del [data], emessa per l’importo lordo di Euro [importo], si richiede l’emissione di una nota di credito per Euro [importo da stornare], identificando quale causa la seguente: [descrizione della motivazione, es. restituzione merce per difetto (DDT n. … del …), errata applicazione aliquota IVA, ecc.]. Si allegano i documenti giustificativi e si richiede cortesemente di comunicare l’emissione della nota di credito e le modalità di riaccredito entro e non oltre [termine], al fine di procedere alle conseguenti variazioni contabili e fiscali. Si ringrazia per la collaborazione. Tale testo è facilmente adattabile alle specifiche esigenze, inserendo eventuali ulteriori riferimenti contrattuali o clausole pattuite tra le parti.
Dal punto di vista contabile e fiscale, la nota di credito produrrà gli effetti di rettifica dell’operazione imponibile: ciò comporta l’iscrizione in contabilità come documento negativo rispetto alla fattura originaria e l’adeguata annotazione nelle liquidazioni IVA e nella dichiarazione annuale. È opportuno che chi richiede la nota di credito concordi con il proprio consulente fiscale i tempi e le modalità per registrare la variazione, perché l’emissione della nota di credito incide sulla determinazione dell’IVA detraibile e dovrà essere riportata nella dichiarazione o nella liquidazione competente. In presenza di controversie circa l’emissione della nota, la richiesta ben documentata costituisce elemento probatorio utile per eventuali azioni conciliative o giudiziarie; qualora si preveda una possibile disputa, può essere prudente prevedere nella comunicazione l’intenzione di riservarsi ogni diritto, senza tuttavia esprimere minacce o toni aggressivi.
Infine, nelle situazioni più complesse, come operazioni intracomunitarie, fatture soggette a ritenute, o quando la rettifica riguarda imposte indirette diverse dall’IVA, è consigliabile farsi assistere dal proprio commercialista o da un avvocato tributarista per predisporre la richiesta in modo da rispettare tutte le formalità normative e gli adempimenti dichiarativi consequenziali. Una richiesta redatta con rigore documentale, linguaggio chiaro e con l’allegazione delle prove rende più agevole l’emissione della nota di credito e riduce il rischio di contestazioni successive.
Modello Richiesta nota di credito
Richiesta di emissione nota di credito
Spett.le _____________
Mittente
Ragione sociale / Nome e cognome: _____________
Indirizzo: _____________
P.IVA / Codice Fiscale: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________
Destinatario (emittente fattura)
Ragione sociale: _____________
Indirizzo: _____________
P.IVA: _____________
Oggetto: Richiesta emissione nota di credito per fattura n. _____________ del _____________
Riferimenti ordine / contratto
Numero ordine / contratto: _____________
Data ordine / contratto: _____________
Motivazione della richiesta
Descrizione dettagliata della motivazione (errore fatturazione, merce difettosa, reso, sconto non applicato, altro): _____________
Dettagli della rettifica richiesta
Fattura da rettificare: n. _____________ del _____________
Codice articolo / Servizio: _____________
Descrizione: _____________
Quantità fatturata: _____________
Quantità da stornare: _____________
Prezzo unitario: _____________
Importo da stornare (netto): _____________
Aliquota IVA applicata (%): _____________
Importo IVA da stornare: _____________
Totale nota di credito richiesta: _____________
Modalità di trattamento
Si richiede emissione nota di credito da utilizzare per:
– compensazione su fatture future: ☐ oppure
– rimborso a favore del cliente: ☐
Se rimborso, modalità di pagamento: _____________
IBAN (se necessario per rimborso): _____________
Intestatario conto: _____________
Documentazione allegata (contrassegnare e descrivere)
Copia fattura: _____________
Documento di trasporto / Reso: _____________
Foto / Rapporto difetto: _____________
Altro: _____________
Termini richiesti
Si richiede emissione della nota di credito entro: _____________
Dichiarazione
Dichiaro che le informazioni sopra riportate corrispondono al vero e autorizzo l’emissione della relativa nota di credito:
Nome e qualifica del responsabile: _____________
Data: _____________
Firma: _____________
Per eventuali chiarimenti contattare:
Nome referente: _____________
Telefono: _____________
Email: _____________