Nel richiedere il certificato di laurea occorre coniugare chiarezza amministrativa e rigore formale: la comunicazione assume valore legale e serve a dimostrare, davanti a pubbliche amministrazioni o privati, il titolo conseguito. Questa breve guida intende orientare il richiedente sui contenuti essenziali, le modalità di trasmissione e le precauzioni da adottare per evitare ritardi o rifiuti.
Una domanda efficace indica con precisione il destinatario (segreteria studenti o ufficio titoli), i dati anagrafici completi (nome, cognome, codice fiscale, numero di matricola), il corso di laurea, la data di discussione e il tipo di certificato richiesto (per es. certificato di laurea o attestazione di conseguimento). Va espressa la finalità della richiesta e, se necessario, la modalità di ricezione (ritiro a mano, invio per posta, PEC).
Allegare copia di un documento d’identità valido, eventuale delega, la ricevuta del pagamento dei diritti di segreteria e indicare un recapito telefonico o e‑mail per comunicazioni accelera l’istruttoria. Si raccomanda l’uso di una formula di chiusura cortese, la firma autografa o digitale secondo le modalità previste dall’ateneo e il rispetto delle norme sulla protezione dei dati personali.
Infine, conservare copia della richiesta e delle ricevute e annotare i termini di rilascio indicati dall’ufficio permette di sollecitare efficacemente l’adempimento qualora i tempi si protragano oltre quanto comunicato.
Come scrivere una Richiesta certificato di laurea
Per redigere correttamente una richiesta di rilascio del certificato di laurea è fondamentale adottare un registro formale, completezza dei dati identificativi e chiarezza nella formulazione dell’istanza, così da evitare ritardi e integrazioni da parte dell’amministrazione universitaria. In apertura della missiva occorre individuare con precisione il destinatario: la segreteria studenti o la segreteria della facoltà/ corso di studio, indicandone l’intestazione ufficiale dell’Ateneo; immediatamente sotto va collocata l’indicazione dell’oggetto della richiesta (ad esempio “Richiesta di rilascio certificato di laurea”) in modo da consentire all’ufficio di inquadrare subito la pratica. La parte iniziale del testo deve poi identificare con chiarezza il richiedente attraverso nome e cognome per esteso, luogo e data di nascita, codice fiscale, numero di matricola universitario e recapiti (telefono e indirizzo e‑mail); questi dati sono essenziali per l’istruttoria e per il recapito del documento richiesto.
Nella parte descrittiva della domanda è opportuno indicare i dati relativi al titolo: tipologia del corso (triennale, magistrale, magistrale a ciclo unico), denominazione del corso di laurea, periodo di iscrizione o anno accademico di conseguimento, data ufficiale di laurea e voto finale, nonché eventuale titolo della tesi se rilevante. Se il certificato è richiesto per uno scopo specifico (ammissione a concorso, iscrizione a un albo professionale, procedura amministrativa, uso all’estero) va precisato il motivo, poiché può influire sul formato e sugli eventuali adempimenti successivi (ad esempio necessità di copia conforme, legalizzazione o apostille). È utile altresì precisare la modalità di rilascio richiesta: ritiro a mano in segreteria, spedizione a mezzo raccomandata all’indirizzo indicato, invio via posta elettronica certificata o deposito nell’area riservata del portale studenti; se si richiede il rilascio a favore di un delegato bisogna dichiarare esplicitamente la delega e allegare copia della carta d’identità del delegante e del delegato, firmata ove richiesto.
Per la formulazione del testo è consigliabile utilizzare un registro burocratico e una formula di cortesia con chiara richiesta espressa: dopo le generalità, una frase esplicita del tipo “con la presente chiedo il rilascio del certificato di laurea relativo al corso di …, conseguito in data … con votazione finale …”. A seguire si indicano gli estremi per la spedizione o il ritiro e si allegano i documenti necessari: copia di un documento di identità in corso di validità, ricevute di pagamento di eventuali diritti di segreteria o marche da bollo, la delega se non si ritira personalmente. Nel corpo della richiesta è opportuno inserire una dichiarazione di consenso al trattamento dei dati personali ai sensi della normativa vigente (GDPR), specificando che i dati forniti sono utilizzati esclusivamente per le finalità connesse al rilascio del certificato.
È importante conoscere la normativa che regola la materia: molte informazioni sul possesso del titolo (data, votazione, corso di studi) possono essere autocertificate ai sensi del DPR 445/2000 per l’uso verso la pubblica amministrazione, ma l’ufficio universitario può comunque richiedere il certificato ufficiale o la copia conforme quando il soggetto che richiede il documento ne ha bisogno per scopi particolari, come pratiche all’estero. Se il certificato dovrà essere utilizzato all’estero, occorre verificare se è necessaria la legalizzazione o l’apposizione dell’apostille (Convenzione dell’Aia) e se sia richiesta traduzione giurata; tali adempimenti vanno indicati nella richiesta per accelerare l’istruttoria. Anche le modalità di pagamento e l’importo dei diritti di segreteria variano da Ateneo ad Ateneo: nella lettera si può richiedere espressamente l’indicazione degli importi e delle modalità di pagamento qualora non si sia già provveduto, allegando la prova di versamento se già effettuato.
Per garantire la validità della richiesta è bene sottoscriverla in calce con firma autografa se consegnata in forma cartacea, oppure inviarla tramite PEC dall’indirizzo certificato del richiedente o con firma digitale qualora l’Ateneo lo preveda; in caso di invio via e‑mail ordinaria è comunque necessario allegare copia del documento d’identità e la scansione della firma. È buona prassi concludere la lettera con la data e il luogo di redazione e con una formula di cortesia che riporti la disponibilità a fornire ulteriori chiarimenti o documenti qualora fossero richiesti dall’ufficio.
Per chiarezza pratica, il testo della richiesta può essere redatto in questo modo: dopo l’intestazione dell’Ateneo e l’oggetto, il richiedente si presenta con i propri dati anagrafici e di iscrizione, espone la volontà di ottenere il certificato di laurea specificando il corso, la data e la votazione, indica il motivo della richiesta se utile per la forma del documento, precisa la modalità di consegna desiderata e elenca gli allegati (copia documento, ricevute di pagamento, eventuale delega). La lingua deve restare sobria e formale, evitando frasi ambigue o richieste generiche; qualora si richieda una certificazione con contenuti particolari (ad esempio l’indicazione degli esami sostenuti e dei relativi crediti e voti) va richiesto espressamente nella stessa richiesta, così da ottenere il documento nella forma utile al proprio scopo.
Infine, prima di inviare la domanda conviene consultare il sito dell’Ateneo o contattare telefonicamente la segreteria per accertarsi delle procedure e dei tempi di rilascio; molte università offrono moduli online o procedure telematiche che richiedono campi precompilati e pagamenti elettronici. Conservare copia della richiesta, delle ricevute di pagamento e della documentazione inviata è fondamentale per eventuali contestazioni o per la verifica dell’avanzamento della pratica. Seguendo questi criteri si potrà ottenere un’istanza chiara, completa e conforme alle esigenze amministrative, riducendo il rischio di richieste integrative e accelerando il rilascio del certificato.
Modello Richiesta certificato di laurea
Spett.le Ufficio Certificati / Segreteria Studenti
Università _____________
Oggetto: Richiesta rilascio certificato di laurea
Il/La sottoscritto/a
Nome e Cognome: _____________
Nato/a a: _____________
Il (data di nascita): _____________
Codice fiscale: _____________
Matricola/Numero di iscrizione: _____________
Corso di laurea: _____________
Facoltà/Dipartimento: _____________
Titolo di studio conseguito: _____________
Data di conseguimento della laurea: _____________
Votazione: _____________
Titolo della tesi (se applicabile): _____________
A tal fine, chiede il rilascio del certificato di laurea sopra indicato per le seguenti finalità:
Finalità della richiesta: _____________
Modalità di consegna richiesta:
Ritiro presso sportello / Invio a mezzo posta ordinaria / Invio tramite PEC / Invio via email (barrare o indicare): _____________
Indirizzo per invio/PEC/email: _____________
Recapiti per eventuali comunicazioni:
Telefono: _____________
Email: _____________
Allegati (indicare): copia documento d’identità, eventuale delega, ricevuta pagamento diritti, ecc.
Allegati: _____________
Dichiaro che le informazioni fornite sono veritiere e autorizzo il trattamento dei miei dati personali ai fini del rilascio del certificato.
Data: _____________
Firma: _____________