Questa breve guida fornisce indicazioni pratiche e sintetiche per redigere correttamente una richiesta di vidimazione del registro dei volontari. Verranno spiegati quando è necessaria la vidimazione, chi può presentare la richiesta, i documenti essenziali da allegare e il tono formale da adottare. Seguendo i passaggi proposti e gli esempi suggeriti potrai compilare una richiesta completa e conforme alle normative, evitando errori che potrebbero ritardare l’istruttoria.
Come scrivere una Richiesta vidimazione registro volontari
La richiesta di vidimazione del registro dei volontari deve avere un tono formale, essere chiara nei contenuti e presentare tutti i riferimenti identificativi dell’associazione e del documento da vidimare. All’inizio della comunicazione è opportuno indicare il destinatario preciso, ossia l’ufficio comunale o la struttura competente alla vidimazione (ad esempio Ufficio Protocollo o Ufficio Anagrafe del Comune/Ente territoriale), seguita dalla data e dal luogo. Subito dopo va riportata l’intestazione dell’associazione proponente con ragione sociale completa, sede legale, codice fiscale o partita IVA e il nome, ruolo e recapito della persona che firma la richiesta, specificando se si agisce in qualità di presidente, legale rappresentante o altro incarico previsto dallo statuto.
Nel corpo della richiesta si deve esporre con precisione l’oggetto: «Richiesta di vidimazione del registro dei volontari», eventualmente specificando il periodo o il numero delle pagine da vidimare se noto. È utile spiegare brevemente lo scopo della vidimazione (per l’aggiornamento del registro dei volontari ai sensi delle norme statutarie e/o vigenti) e dichiarare che il registro verrà presentato in originale all’ufficio per l’apposizione del timbro o della firma di vidimazione. Se l’associazione ha già ricevuto precedenti vidimazioni, conviene far riferimento al protocollo o alla data di quelle precedenti per facilitare il controllo.
Nella richiesta vanno anche indicati i documenti che si allegano o che si porteranno in visione in originale. Normalmente è opportuno allegare copia dello statuto e dell’atto costitutivo, copia del documento di identità del firmatario e, se richiesto dal Comune, la delibera dell’organo competente che nomina il responsabile del registro o il rappresentante che effettua la richiesta. È bene specificare il recapito telefonico e l’indirizzo email per concordare un appuntamento o ricevere comunicazioni sull’esito della richiesta e, se si preferisce, indicare la modalità di ritiro del registro vidimato o la disponibilità a sottoscrivere il documento in presenza del funzionario.
La chiusura della richiesta deve contenere una formula di cortesia, la data e la firma autografa del legale rappresentante con l’indicazione del suo ruolo all’interno dell’associazione. Se la pratica prevede oneri o diritti di segreteria, è opportuno informarsi preventivamente e, se già noti, menzionarne l’avvenuto pagamento o la modalità concordata.
Infine conviene verificare in anticipo presso il Comune o l’ente competente eventuali disposizioni particolari (ad esempio appuntamento obbligatorio, documentazione aggiuntiva, modalità di vidimazione digitali) per evitare successive integrazioni. Presentare il registro in originale e mantenere copie fotostatiche della documentazione consegnata facilita l’istruttoria e salvaguarda l’associazione in caso di smarrimenti.
Esempio di testo tipo che si può adattare alle specifiche esigenze:
Al Comune di [Nome Comune] – Ufficio competente per la vidimazione dei registri
[Luogo], [data]
Oggetto: Richiesta vidimazione registro dei volontari
Il/La sottoscritto/a [Nome Cognome], nato/a il [data di nascita], in qualità di [Presidente/Legale Rappresentante] dell’associazione [Denominazione Associazione], con sede legale in [indirizzo completo], codice fiscale/partita IVA [..], con la presente
chiede la vidimazione del registro dei volontari dell’associazione, da utilizzare ai fini della tenuta e dell’aggiornamento obbligatorio previsto dallo statuto e dalle normative vigenti. Il registro verrà presentato in originale presso il vostro ufficio per l’apposizione della vidimazione sulle pagine necessarie. In allegato si trasmettono copia dello statuto e copia del documento di identità del sottoscritto; in sede di presentazione si esibiranno gli eventuali ulteriori documenti richiesti e l’originale del registro.
Per concordare un appuntamento o per eventuali comunicazioni, si prega di contattare il sottoscritto al numero [telefono] o all’indirizzo email [email]. Rimango a disposizione per fornire eventuali ulteriori informazioni o documentazione.
Ringraziando per l’attenzione, porgo cordiali saluti.
[Luogo e data]
[Firma autografa]
[Nome e Cognome – carica nell’associazione]
Adattando questo schema alle esigenze specifiche dell’ente locale e allegando i documenti richiesti, la richiesta sarà completa e appropriata per avviare la procedura di vidimazione.
Modello Richiesta vidimazione registro volontari
Spett.le _____________
Indirizzo: _____________
PEC: _____________
Oggetto: Richiesta vidimazione registro volontari
Il/La sottoscritto/a _____________, in qualità di _____________ dell’Associazione/Ente _____________, con sede legale in _____________, codice fiscale/partita IVA _____________, telefono _____________, email _____________,
CHIEDE
che venga effettuata la vidimazione del registro dei volontari relativo al periodo dal _____________ al _____________ e contenente n. _____________ pagine, intitolato: “Registro Volontari – _____________”.
Dati relativi al registro:
– Tipo di registro: _____________
– Periodo coperto: dal _____________ al _____________
– Numero totale pagine: _____________
– Firma del responsabile del registro: _____________
Motivazione della richiesta: _____________
Dichiarazioni:
– Il/la sottoscritto/a dichiara che le informazioni riportate nel registro sono veritiere e conformi alla normativa vigente.
– Si allegano alla presente copia del documento d’identità del responsabile e eventuali altri documenti richiesti: _____________
Si richiede, inoltre, indicazione dei tempi e delle modalità per il ritiro/ritorno del registro vidimato: _____________
Allegati:
1) Registro dei volontari (originale)
2) Documento d’identità del richiedente: _____________
3) Altro: _____________
Luogo e data: _____________
Firma: _____________________________ _____________