Come Comunicare con i Soggetti Interessati all’Azienda

Il sapere comunicare è un’ abilità attualmente ritenuta di fondamentale importanza, per cui è indispensabile che l’ azienda definisca i contenuti, la forma e i canali di trasmissione delle informazioni.

Risulta essere chiaro che i contenuti specifici sono diversi rispetto al destinatario della comunicazione, tuttavia, non meno importanti sono le scelte inerenti alla forma e i canali comunicativi, ossia alle modalità con cui le informazioni vengono trasmesse.

Alcune informazioni vengono trasmesse volontariamente dall’ impresa, che può quindi scegliere liberamente sia la forma che i canali di trasmissione ( per esempio le comunicazioni pubbliche), altre comunicazioni sono imposte dalla legge e, pertanto, devono seguire modalità richieste dalla normativa ( per esempio il bilancio).

Inoltre, se prescindiamo dagli specifici interessi conoscitivi, e consideriamo invece tanto i soggetti esterni quanto i soggetti interni come membri della collettività in cui l’ azienda è inserita, possiamo avere un utilizzo comune delle stesse informazioni, sia pure per scopi differenti.

Indipendente dal fruire dell’ informazione, e avendo come punto di riferimento le finalità che l’ azienda si prefigge con i processi di gestione, si possono individuare tre aree oggetto di comunicazione, inerenti rispettivamente: ai risultati economico e finanziario conseguiti con la gestione, alle relazioni con il contesto sociale e ambientale e ai rapporti con i mercati di vendita.

La comunicazione economico finanziaria è relativa ai risultati ottenuti dall’ impresa al termine del periodo amministrativo ( reddito dell’ esercizio e patrimonio di funzionamento) che sono resti noti attraverso il bilancio d’ esercizio.
Si tratta di una comunicazione formale e istituzionale, obbligatoria in base alle norme del codice civile e alle leggi fiscali. Si rivolte tanto ai soggetti esterni che desiderano avere informazioni sul reddito prodotto dalla gestione, la solidità della struttura patrimoniale e la solvibilità dell’ azienda, quanto ai soggetti interni ( proprietari o soci, dipendenti) che devono controllare e valutare le condizioni di redditività e di liquidità, nonché la stabilità del posto di lavoro.

La comunicazione sociale è pensata per la collettività, quindi è utile per tutti gli interlocutori che vogliono conoscere le relazioni instaurate dall’ azienda con l’ ambiente in cui opera. Essa ha, quali contenuti principali, la specificazione dei valori in cui crede, la descrizione degli impieghi che assume e delle azioni che ha compiuto ( o che ha intenzione di compiere) per lo sviluppo economico sostenibile nel territorio in cui è inserita ecc.
Nonostante siano siano obbligatorie, tali comunicazioni sono oggi particolarmente importanti in quanto dimostrano se, e come, l’ impresa si sia fatta carico della responsabilità sociale che le viene attribuita in quanto organismo produttivo a cui è demandata la crescita economica e il benessere sociale.
Rientrano, per esempio, nella responsabilità sociale dell’ impresa la sicurezza dei luoghi di lavoro, la stabilità dei livelli di occupazione, la tutela dei diritti dei lavoratori, il rispetto del sistema ecologico ( non emissione di sostanze inquinanti), la prevenzione dal degrado ambientale.
L’ impresa responsabile rispetta le norme etiche e gode pertanto di una buona reputazione, che favorisce i rapporti con i propri dipendenti, con i clienti, i fornitori, le banche e in generale la pubblica amministrazione.

La comunicazione relativa al prodotto o servizio è indirizzata essenzialmente al mercato, in quanto è volta a trasmettere ai clienti informazioni circa le caratteristiche del prodotto o servizio offerto, la tecnologia utilizzata nella produzione.
L’ indicazione dei punti vendita e le modalità con cui è possibile effettuare degli acquisti con finanziamenti agevolati, come per esempio nel caso degli elettrodomestici o delle automobili offerti con pagamenti rateizzati ai interessi zero.
Risulta essere, in genere, una comunicazione che riguarda uno specifico settore o una funzione aziendale; ne costituiscono un esempio le comunicazioni di marketing, come quelle attinenti alla pubblicità di un determinato prodotto o servizio.
Le tre forme di comunicazione utilizzano spesso gli interessi dati e informazioni e interagiscono contribuendo a una strategia comune che è volta al raggiungimento del maggior valore economico possibile.
Per avere successo non è sufficiente realizzare un ottimo prodotto, ma occorre anche che i consumatori presenti sul mercato lo sappiano, la comunicazione con il mercato diventa pertanto indispensabile.
Per tutti questi motivi è importante preparare una lettera di presentazione aziendale che contenga queste informazioni.

Se l’ impresa riesce a comunicare con i consumatori le preferenza, il volume delle vendite presumibilmente aumenterà a beneficio del risultato economico e di quello finanziario. Tuttavia, non meno importante è la comunicazione sociale attraverso la quale l’ impresa conquista quella reputazione ( il buon nome ) che le garantisce il sostegno della collettività.

Nel sistema informativo inoltre si possono trovare anche dei sottoinsiemi. Il suo campo di indagine può essere articolato in due sottoinsiemi che si integrano a vicenda: 1) sottoinsieme contabile, raccoglie dei documenti originari ( documenti di consegna e trasporto, fatture, assegni, note di accredito e di addebito, estratti conto ecc. ) Le informazioni quantitative, relative alle operazioni esterne e interne di gestione.

Rientrano in questo sottosistema le scritture elementari, le contabilità sezionali, la contabilità generale, la contabilità gestionale e il budget.; 2) il sottoinsieme non contabile, raccoglie da dati e documenti di varia tipologia informazioni quantitative e qualitative, relative all’ impresa, al mercato e al contenuto socio-ambientale generale.

Rientrano in questo sottoinsieme le elaborazioni sintetiche dei risultati contabili, le statistiche interne ed esterne, l’ analisi del mercato, le informazioni economiche sul settore di attività in cui opera l’ impresa, le rilevazioni relative agli impianti sull’ ambiente

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